Cada línea de coste de la hoja paga un tramo de este recorrido: desde la puerta de la fábrica hasta tu destino.
Cotización de muestra, ilustrativa: 1,80 USD por unidad, MOQ de 1.000 unidades.
Haz la cuenta y la mercancía suma 1.800 $. Después llega la factura de flete, el despacho de aduana añade aranceles, tu agente de compras añade un honorario y el banco cobra una comisión por la transferencia. El número de unidades que realmente puedes vender resulta ser menor que el que pediste. El precio unitario cotizado no cubre nada de eso. Lo que necesitas antes de que salga el pedido de compra es el coste de una unidad vendible en tu puerta.
El coste puesto en destino (landed cost) es una forma de estimar el coste total de llevar la mercancía comprada hasta un lugar definido. Las cotizaciones que se detienen en puntos distintos no pueden compararse directamente. Antes de comparar el precio de nadie, construye una sola hoja de trabajo en la que cada cotización se detenga en el mismo punto.
Este artículo recorre esa hoja en orden de decisión: fija el destino y el límite de coste, lee el Incoterm, construye el coste línea a línea, saca a la luz los costes escondidos dentro del precio unitario, añade los honorarios del agente y los costes de pago, gestiona aranceles e impuestos, y luego baja el total hasta un coste por unidad vendible y somételo a una prueba de estrés antes de que salga el pedido de compra.
Las cuentas ilustradas a lo largo del texto son un escenario ilustrativo con cifras asumidas, no un caso de cliente, ni una cotización real, ni un promedio del sector.
Fija primero el destino y el límite de coste
Elige el punto final antes de mirar cualquier cifra: un puerto de llegada, un almacén local o tus propias instalaciones. Un precio entregado en almacén y un precio EXW no son la misma cotización. Se detienen en puntos distintos, y una hoja que mezcla puntos finales compara etiquetas en lugar de costes.
Usa una sola divisa para toda la estimación y registra el tipo de cambio y la fecha que aplicas. Escribe el destino, la divisa y la fecha del tipo de cambio en la parte superior de la hoja antes de rellenar una sola línea; todo lo que viene debajo hereda esos datos.
Mantén el efectivo necesario y el coste contable como dos vistas separadas, porque algunos impuestos pueden ser recuperables para el negocio y aun así afectar a los fondos necesarios en la importación. Un impuesto que recuperas más tarde sigue siendo dinero que tienes que tener disponible cuando la mercancía se despacha. Confirma el tratamiento con tu asesor fiscal o agente de aduanas para tu propio mercado.
Lee el Incoterm antes de leer el precio
La condición de entrega decide quién paga cada tramo del viaje, así que léela antes de leer la cifra que la acompaña. Una cotización debe especificar la regla Incoterms® ofrecida, ya que define quién es responsable de los costes y los riesgos en cada etapa.
Las dos condiciones que verás más a menudo en las cotizaciones de proveedores chinos:
EXW significa que el comprador paga todo desde la puerta de la fábrica. Con EXW, el comprador debe pagar un camión para mover la mercancía desde el suelo de la fábrica hasta el puerto chino. Si la fábrica está en el interior, ese tramo es enteramente tuyo.
FOB significa que el proveedor cubre los costes hasta cargar la mercancía a bordo del buque en el puerto de origen. Todo a partir del puerto lo organizas y pagas tú.
Las reglas Incoterms® asignan determinados costes, tareas y riesgos entre vendedor y comprador, pero no especifican cada cargo de una cotización de flete ni sustituyen al contrato de compraventa.
Las cotizaciones deben compararse con condiciones de entrega equivalentes. Pide tanto al proveedor como al transitario que indiquen la condición y el lugar nominal con precisión (FOB Shanghái y FOB Ningbo no son líneas intercambiables en tu hoja). Trata la redacción vaga como un hueco: una cotización descrita solo como «envío incluido» puede dejar sin pagar los gastos en destino.
Construye la hoja de cálculo línea de coste a línea de coste
Empieza por el precio del producto y comprueba si incluye embalaje, personalización o utillaje. Después añade los servicios que hayas acordado comprar (muestreo, inspección, ensayos de laboratorio) y traza el recorrido físico desde el proveedor hasta el destino que fijaste antes.
El esqueleto de líneas, en el orden en que se mueve la mercancía:
- Mercancía, embalaje, utillaje y cualquier honorario acordado de sourcing o inspección.
- Recogida en China, gestión de exportación y gastos de origen.
- Flete internacional y seguro de mercancía, cuando se contrate.
- Gastos en destino, despacho de aduana, aranceles e impuestos aplicables.
- Entrega local, descarga y cualquier gasto de almacenamiento previsible.
Para cada línea, anota quién ha dado la cotización, su divisa, su validez y sus exclusiones. Marca las cantidades que son estimaciones. Una hoja de cálculo que lista todos los componentes de coste posibles permite comparar proveedores en igualdad de condiciones.
Una hoja de trabajo que registra cada cargo en su propia fila, con columnas descriptivas junto al importe.
Vigila dónde se solapan las cotizaciones. Un proveedor puede incluir ya parte del transporte o la manipulación de origen; añadir la cotización completa de recogida del transitario sin comprobar el solape puede contabilizar esos costes dos veces. Escribe dónde termina una cotización y dónde empieza la siguiente antes de sumarlas.
Los costes escondidos dentro del precio unitario
Un precio unitario bajo puede ser engañoso si excluye costes esenciales o viene con condiciones desfavorables. Una cotización responsable debe declarar claramente qué incluye el precio unitario. Donde no lo haga, los elementos ausentes se convierten en líneas de presupuesto y no en sorpresas.
Artículos como baterías, cables o manuales de usuario pueden cobrarse aparte salvo que la cotización aclare que forman parte del precio cotizado. La impresión en el embalaje suele cobrarse por color y por unidad. Si se requiere una inspección de terceros, es un coste adicional que presupuestar más allá de la inspección estándar de fábrica.
Cajas rígidas con impresión personalizada mostradas con un libro de fotos y una unidad USB; las tapas llevan imágenes impresas y un logotipo multicolor.
Para productos personalizados, todos los moldes, troqueles, plantillas o utillajes deben cotizarse como un coste de utillaje detallado. Pregunta a quién pertenece ese utillaje, porque que el utillaje pertenezca al comprador o al proveedor afecta a la capacidad del comprador para cambiar de fabricante más adelante. El coste de las muestras de preproducción puede estar incluido en la tarifa de utillaje o cobrarse como una línea separada. Pregunta cuál es el caso, y planifica al menos una muestra de seguimiento tras las revisiones, tratando las rondas de muestra adicionales como una partida de presupuesto discreta.
A modo de escala, una página pública de sourcing ofrece estas cifras. Cada una es declaración de esa página, no una tarifa de mercado que puedas aplicar a tu producto:
- El utillaje puede costar desde 500 $ hasta más de 10.000 $ antes de fabricar una sola unidad.
- Las muestras personalizadas suelen cobrarse de 3 a 5 veces el coste unitario, más flete aéreo urgente de 50 $ a 100 $ o más.
- Una inspección preembarque estándar de un tercero de prestigio suele costar alrededor de 300 $ por día-hombre.
Verifica cada cifra con tus propios proveedores y empresas de inspección antes de introducirla en tu presupuesto.
Añade los honorarios del agente y los costes de pago a la misma hoja
Los agentes de compras suelen cobrar bien una tarifa fija por proyecto o periodo, o bien una comisión sobre el valor del pedido. Un modelo híbrido puede combinar un mínimo con un porcentaje. Sea cual sea la etiqueta, el honorario necesita una base y un alcance.
Escribe la base de la comisión. Sobre 10.000 $ de mercancía, el 3 % son 300 $. Si el acuerdo aplica en cambio el 3 % sobre 10.000 $ de mercancía más 2.000 $ de flete, el honorario pasa a ser 360 $. Estas cifras son ilustrativas, no tarifas anunciadas. La cuenta es trivial; los compradores pierden dinero cuando la segunda definición aparece después de haber aceptado el primer precio.
Pregunta si el mínimo se aplica a cada pedido, a cada proveedor o a cada envío. Tres pedidos pequeños de proveedores consolidados en un envío pueden disparar tres mínimos si así se fija el servicio.
Mantén una línea separada para cada coste, quién lo paga, su divisa y cuándo vence. Los cargos del proveedor y los cargos de la agencia van en líneas distintas: una tarifa de molde no es la misma línea que el honorario del agente por coordinarlo, aunque una sola empresa cobre ambos pagos.
Las comisiones de pago, como las de transferencia bancaria o PayPal, pueden sumar, especialmente en pedidos pequeños. Como referencia, nuestra propia página de pagos indica que la transferencia bancaria tiene la comisión más baja, de 20 $ a 40 $ según el banco para cualquier importe en USD, que los pedidos de gran volumen pagados con PayPal requieren pagar un 5 % más del importe y que los pagos mediante Alibaba Trade Assurance requieren pagar un 2 % más del importe. Estas son nuestras cifras publicadas para nuestro propio servicio; confirma las condiciones vigentes para tu pedido. Las condiciones habituales son un depósito del 30 % con el saldo pagado antes del envío contra copia del conocimiento de embarque (Bill of Lading).
Un límite que conviene mantener explícito: pagar a un agente para que organice una comprobación no resuelve, por sí solo, la responsabilidad por cada defecto del producto. Las compensaciones de calidad necesitan su propio acuerdo por escrito.
Aranceles, impuestos y el dinero que realmente necesitas
El cálculo de aranceles e impuestos depende de la clasificación del producto, del valor en aduana y de las normas de origen y destino. Obtén la clasificación y el tratamiento correctos de un agente de aduanas o de la autoridad competente. No uses un porcentaje de impuesto universal para productos distintos ni para países distintos.
En la hoja de comparación, añade una estimación por unidad de aranceles e impuestos basada en el código HS del producto, marcada como estimación hasta que un agente de aduanas la confirme. A modo de escala, una página pública de sourcing indica que los aranceles de importación pueden ir del 0 % a más del 25 % según la categoría de producto y los acuerdos comerciales vigentes. Es el rango de un proveedor para categorías distintas, no una tarifa para tu producto.
Mantén aquí también separadas la vista de caja y la vista contable: un impuesto recuperable sigue afectando a los fondos necesarios en la importación. Si tu mercado permite recuperar el IVA o GST de importación, eso cambia tu coste contable más tarde, no el dinero que necesitas el día del despacho.
Del coste total al coste por unidad vendible (ejemplo ilustrativo)
Un calculador público de landed cost define el coste puesto del lote como mercancía más gastos de origen más flete más gastos de importación más gastos de destino más inspección más honorario de sourcing. No contabilices dos veces un cargo que ya esté incluido en una cotización empaquetada.
Después ocúpate de las unidades que no puedes vender. En el modelo de ese calculador, las unidades vendibles se calculan como unidades pedidas multiplicadas por (1 menos la proporción no utilizable). Dividir el coste total estimado por la cantidad que se espera vender da el coste por unidad con el que puedes comparar proveedores.
El ejemplo de abajo es un escenario ilustrativo con cifras asumidas. Todos los valores precargados de ese calculador son supuestos ilustrativos, no promedios observados del sector, y lo mismo vale para las cifras de esta tabla. No hay detrás ninguna cotización ni factura real.
| Línea de coste (ilustrativa) | Importe asumido |
|---|---|
| Mercancía: 1.000 unidades × 1,80 $ | 1.800 $ |
| Origen: recogida, gestión de exportación | 150 $ |
| Flete internacional (marcador, cotizar por envío) | 900 $ |
| Estimación de aranceles (asumida, código HS pendiente) | 180 $ |
| Honorario de sourcing (asumido, 3 % de la mercancía) | 90 $ |
| Inspección (asumida, un día-hombre) | 300 $ |
| Comisiones de pago | 60 $ |
| Contingencia | 200 $ |
| Coste puesto del lote estimado | 3.680 $ |
Supón una proporción no utilizable del 3 %: 1.000 × (1 − 0,03) = 970 unidades vendibles. 3.680 $ ÷ 970 = 3,79 $ por unidad vendible, frente a un precio unitario cotizado de 1,80 $. Sustituye por tus propias cifras; los pasos son los mismos.
Una hoja de gastos detallada con una fila de totales, trabajada junto a una calculadora.
El utillaje recibe el mismo tratamiento: el coste de utillaje por unidad se obtiene dividiendo el coste total del utillaje por el número esperado de unidades durante la vida útil del molde. Un molde de 2.000 $ repartido sobre 20.000 unidades esperadas suma 0,10 $ por unidad; repartido sobre 2.000 unidades, suma 1,00 $ (aritmética ilustrativa).
Somete la estimación a estrés antes de que salga el pedido de compra
Una hoja estática es una foto fija. Conviértela en una herramienta de decisión probando casos adversos: somete tu estimación a un tipo de cambio menos favorable, a una cotización de flete más alta o a un pedido más pequeño. Si el dólar se debilita frente al yuan, el pago final puede costarte significativamente más en tu divisa local de lo que presupuestaste al principio.
Los plazos también cuentan. Los precios de las materias primas pueden fluctuar, así que una cotización puede ser firme solo durante 15–30 días. Anota la fecha de validez de cada línea, y recuerda que el resultado es una estimación de planificación, no un precio de envío garantizado. Actualízala antes de comprometer el pedido y de nuevo antes del envío.
Añade las líneas que solo aparecen cuando algo sale mal o algo se queda parado:
- Un presupuesto de primer pedido debe añadir una línea de contingencia para retrabajo, mercancía rechazada, devolución de envío o costes de desecho.
- Decide si las muestras son reembolsables al pasar a producción o se mantienen aparte. Pon esas condiciones en el contrato.
- Con un operador logístico 3PL o Amazon FBA, tras la llegada se aplican tasas de recepción, tasas de almacenamiento a largo plazo para el stock de venta lenta y tasas de preparación por pedido.
- Antes de que salga el buque, pueden aplicarse gastos de manipulación en terminal de origen, tasas de despacho de aduana en China, tasas documentales y cargos de seguridad portuaria además de la tarifa base de flete marítimo. Pregunta por ellos explícitamente.
Lee la hoja completa antes de elegir: el proveedor con la cotización inicial más baja puede no ser la opción más económica una vez tenidas en cuenta todas las variables.
Siguiente paso: envía las preguntas antes del pedido de compra
Haz estas cuatro cosas esta semana:
- Construye la hoja con una línea por coste, y escribe el destino, la divisa y la fecha del tipo de cambio en la parte superior.
- Convierte cada «incluido» en cantidades y lugares nominales por escrito: incluido en qué cantidad, entregado en qué puerto o almacén, válido hasta cuándo.
- Envía las mismas preguntas por escrito a cada proveedor o agente, para que las respuestas sean comparables.
- Actualiza la estimación antes de que salga el pedido de compra y de nuevo antes del envío.
Copia esta solicitud y adáptala a tu producto:
Producto y cantidad: … Destino de entrega (puerto, almacén o instalaciones): … Incoterm y lugar nominal solicitados: … Inclusiones y exclusiones por línea (mercancía, embalaje, utillaje, gastos de origen, flete, seguro, gastos en destino): … Divisa de cada línea y fecha de validez de la cotización: … Modelo de honorarios del agente: base de cálculo, mínimo (por pedido / proveedor / envío), cantidades y días incluidos: … Condiciones de pago, porcentaje de depósito y gestión de las comisiones de pago: … Estimación de aranceles e impuestos por unidad (indicar código HS y quién lo confirma): …
Para la siguiente etapa del mismo trabajo, consulta nuestra guía para comparar cotizaciones de proveedores en busca de costes ocultos y valor real, y nuestro desglose de comisiones, extras y alcance de los agentes de sourcing en China. Trae tu producto, tu cantidad y tu destino, y la hoja de arriba pasa a ser una cotización con alcance definido.