Im Prüfbericht steht „nicht bestanden“. Der Lieferant hält die Mängel für leicht behebbar, während der Spediteur die Abholung bestätigen lassen möchte. Zuerst sollten Sie die betroffene Ware sperren und festlegen, welche Nachweise für die Freigabe nötig sind. Über einen Preisnachlass zu verhandeln, bevor das Problem verstanden ist, hilft dabei wenig.

Für Einkäufer in China sind drei Entscheidungen zu trennen: Was muss korrigiert werden, wie wird das Ergebnis geprüft und wer darf den Versand freigeben? Halten Sie diese Punkte schriftlich fest. Ein Fabrikfoto, eine korrigierte Rechnung und ein bestandener Prüfbericht beantworten unterschiedliche Fragen.

Prüfen Sie die Feststellungen, nicht nur das Ergebnis

Gleichen Sie den Bericht mit der Spezifikationsversion, dem freigegebenen Muster und der Prüfliste für den Auftrag ab. Identifizieren Sie Artikelnummern, Chargen und Kartons. Unterscheiden Sie Produktmängel von fehlenden Angaben oder eingeschränkten Prüfmöglichkeiten: Ein gebrochener Verschluss, ein falsches Verkaufsetikett und ein nicht verfügbares Prüfgerät erfordern unterschiedliche Maßnahmen.

Bitten Sie den Prüfer um Klärung unklarer Feststellungen, insbesondere bei Widersprüchen zu den Bestellunterlagen. Wurde eine falsche Spezifikation verwendet, bestätigen Sie die richtige Version und verlangen Sie eine dokumentierte Berichtigung oder Zusatzprüfung. Ändern Sie nicht stillschweigend die Annahmekriterien, damit das Ergebnis besteht.

Eine abgelehnte Stichprobe bedeutet nicht, dass jedes Stück mangelhaft ist. Eine angenommene Stichprobe beweist umgekehrt nicht, dass jedes Stück einwandfrei ist. Die AQL-Erklärung von QIMA erläutert, wie Stichprobenergebnisse zur Annahme oder Ablehnung eines Loses dienen. Maßgeblich sind der vereinbarte Stichprobenplan und die Fehlerklassen. „AQL 2.5“ garantiert keinen maximalen Fehleranteil von 2,5 % in Ihrer Bestellung.

Sperren Sie genau bezeichnete Bestände

Teilen Sie Lieferant, Einkaufskoordinator und Spediteur mit, welche Ware weder abgeholt noch verladen werden darf. Nennen Sie Auftrag, Chargen, Mengen und die freigabeberechtigte Person. Die Fabrik soll gesperrte und freigegebene Bestände getrennt halten und die Kartonkennzeichnung bewahren.

Das ist eine konkrete Arbeitsanweisung, nicht nur die Bitte, die Qualität zu verbessern. Auch die Prüfanweisungen von QIMA verlangen vor dem Versand die Zustimmung des Kunden. Stellen Sie sicher, dass alle an der Abholung Beteiligten die Sperre erhalten haben. Das Prüfunternehmen kontrolliert nicht automatisch die Lkw-Buchung.

Scheint nur ein Artikel betroffen, prüfen Sie zunächst, ob andere Artikel dieselben Bauteile, Etiketten oder Fertigungsschritte verwenden. Eine Teillieferung braucht eindeutig erkennbare, gesondert freigegebene Ware und eine aktualisierte Packliste.

Verlangen Sie einen überprüfbaren Korrekturplan

„Wir prüfen alles“ lässt sich später schlecht bewerten. Fordern Sie einen kurzen schriftlichen Plan mit folgenden Angaben:

  • Umfang: betroffene Chargen und Mengen sowie die Grundlage für diese Abgrenzung.
  • Maßnahme: was sortiert, repariert, ersetzt oder neu verpackt wird, einschließlich eindeutiger Annahmekriterien.
  • Verantwortung und Termin: zuständige Person und Zeitpunkt, zu dem die korrigierte Ware überprüfbar ist.
  • Nachweise: geprüfte, ausgesonderte und reparierte Mengen, datierte Fotos und nachvollziehbare Karton- oder Chargenbezüge.
  • Vorbeugung: vermutete Ursache, deren Überprüfung und Änderungen vor dem nächsten Fertigungslauf.

Ein hypothetisches Beispiel: Stofftaschen haben offene Nähte. Nur die fotografierten Stücke zu reparieren, behebt nicht zwangsläufig das Problem der Charge. Der Plan könnte vorsehen, die betroffene Charge auf diesen Nahtfehler zu prüfen, Ausschuss zu trennen, geeignete Stücke nachzuarbeiten und die Mengen zu dokumentieren. Stimmen Sie das Verfahren mit dem Prüfer ab. Eine Sortierung nach einem sichtbaren Fehler prüft nicht automatisch alle anderen Anforderungen.

Die Ursachenangabe der Fabrik bleibt ohne Belege eine Vermutung. „Bedienungsfehler“ erklärt nicht, ob sich Maschineneinstellung, Material oder Arbeitsanweisung geändert haben.

Passen Sie die Nachprüfung an das Problem an

Fotos können ein geändertes Etikettenlayout zeigen. Sie belegen allein weder, dass alle betroffenen Kartons neu etikettiert wurden, noch dass ein reparierter Verschluss funktioniert. Entscheiden Sie mit dem Prüfer, ob eine gezielte Nachkontrolle, eine neue Zufallsstichprobe aus dem korrigierten Los oder zusätzliche Tests nötig sind.

Geben Sie für die Nachprüfung den ursprünglichen Bericht, den bestätigten Korrekturplan und die unveränderten Annahmekriterien weiter. Definieren Sie das zu prüfende Los. Berücksichtigen Sie die ursprünglich beanstandeten Punkte und mögliche Folgen der Nacharbeit. Nach dem Öffnen von Verpackungen können beispielsweise Mengen, Zubehör und Verpackungszustand erneut zu prüfen sein.

Der Prüfer sollte selbst aus zugänglichen Beständen auswählen, nicht aus wenigen von der Fabrik vorbereiteten Stücken. Bewahren Sie beide Berichte zusammen auf. Der neue Bericht muss erkennen lassen, was geprüft wurde und was offenbleibt.

Gleichen Sie vor dem erneuten Verschließen der Kartons die Mengen ab: Zur Nacharbeit übergebene Stücke müssen als korrigiert, ausgesondert oder weiterhin gesperrt erfasst sein. Ändern sich Kartonnummern, dokumentieren Sie die Zuordnung. So sinkt das Risiko, dass nicht korrigierte Stücke in eine scheinbar fertige Sendung gelangen.

Bei Sicherheits- oder Konformitätsfragen bleibt die betroffene Ware gesperrt, bis entsprechend qualifizierte Fachleute die erforderlichen Nachweise bestimmt haben. Eine Sichtprüfung ersetzt keinen erforderlichen Labortest; ein Preisnachlass löst kein Sicherheitsproblem.

Klären Sie Kosten und Termine getrennt von der Freigabe

Listen Sie Sortierung, Ersatzteile, Neuverpackung, Nachprüfung, Lagerung und Transportumbuchung einzeln auf. Prüfen Sie die Einkaufsvereinbarung und bestätigen Sie jede neue Kostenaufteilung schriftlich. Es gibt keine allgemeine Regel, wonach die Fabrik nach einer nicht bestandenen Prüfung stets sämtliche Kosten trägt.

Fragen Sie nach zwei Terminen: Abschluss der Korrektur und Verfügbarkeit für eine unabhängige Überprüfung. Planen Sie erst danach die Abholung neu. Die Zusage, morgen fertig zu sein, ist noch kein bestätigter Prüftermin.

Eine begrenzte optische Abweichung kann Gegenstand einer kaufmännischen Einigung sein, sofern sie sicher, zulässig und für den vorgesehenen Verkauf geeignet ist. Dokumentieren Sie bei Annahme die genaue Abweichung und Menge. Ersetzen Sie den negativen Bericht nicht durch ein uneingeschränktes „bestanden“, und lassen Sie eine Gutschrift nicht versehentlich zur Versandfreigabe werden.

Geben Sie eine klare Anweisung und schließen Sie den Vorgang ab

Nach Durchsicht des Berichts können Sie diese Nachricht anpassen:

Bitte sperren Sie die im beigefügten Prüfbericht bezeichnete betroffene Ware. Eine Abholung darf erst nach unserer schriftlichen Freigabe der konkret genannten Chargen und Mengen erfolgen.

Bestätigen Sie bitte Umfang, Korrekturmaßnahme, Verantwortlichen, Abschlusstermin und Mengenaufzeichnungen. Senden Sie die vereinbarten Nachweise vor der Organisation der Überprüfung sowie Ihren Vorschlag zur Aufteilung der Kosten für Nacharbeit, Nachprüfung und Umbuchung.

Wir beurteilen das Folgeergebnis anhand der vereinbarten Anforderungen. Jede Teilfreigabe nennt Artikel, Chargen, Kartonnummern und Mengen. Die übrige gesperrte Ware muss getrennt bleiben.

Prüfen Sie vor der Freigabe, ob Korrekturbelege, Folgeprüfbericht und endgültige Packliste dieselbe Ware betreffen. Bewahren Sie die schriftliche Freigabe bei diesen Unterlagen auf. So lässt sich eindeutig beantworten, welche Kartons Lager, Lieferant oder Spediteur versenden dürfen.

Wenn Sie Unterstützung bei der Koordination eines Einkaufsauftrags und seiner Prüfanforderungen benötigen, senden Sie Surmount Produktangaben und den aktuellen Auftragsstand. Liegt bereits ein negativer Prüfbericht vor, beschreiben Sie die betroffene Ware und den benötigten Liefertermin, damit der nächste Schritt am tatsächlichen Problem ansetzt.