El informe indica «no conforme». El proveedor dice que los defectos se arreglan fácilmente y el transitario pide confirmar la recogida. Lo primero es bloquear la salida de la mercancía afectada y acordar qué pruebas permitirán liberarla, antes de negociar un descuento sin conocer el problema.

Para quien compra en China, hay tres decisiones distintas: qué corregir, cómo comprobar la corrección y quién autoriza el envío. Déjalas por escrito. Una foto de fábrica, una factura rectificada y un informe favorable responden a preguntas diferentes.

Revisa los hallazgos, no solo el resultado

Compara el informe con la versión de las especificaciones, la muestra aprobada y la lista de comprobación del pedido. Identifica los SKU, lotes y cajas afectados. Distingue los defectos del producto de la falta de información o las limitaciones de la inspección: un cierre roto, una etiqueta incorrecta y un equipo de ensayo no disponible requieren respuestas diferentes.

Pide aclaraciones al inspector si un hallazgo resulta ambiguo o contradice los documentos de compra. Si se utilizó una especificación equivocada, confirma la versión correcta y solicita una rectificación documentada o una comprobación adicional. No cambies discretamente los criterios de aceptación para obtener un resultado favorable.

Una muestra rechazada no demuestra que todas las unidades sean defectuosas; una muestra aceptada tampoco garantiza que todas estén bien. La explicación del AQL de QIMA describe cómo el muestreo ayuda a aceptar o rechazar un lote. Aplica el plan y las categorías de defectos acordados; «AQL 2.5» no promete que como máximo el 2,5 % del pedido tendrá defectos.

Bloquea la salida de mercancía concreta

Indica al proveedor, al coordinador de compras y al transitario qué mercancía no se puede recoger ni cargar. Incluye pedido, lotes, cantidades y persona autorizada para liberarla. Pide que las existencias retenidas se separen de las aprobadas y conserven sus identificadores de caja.

Es una instrucción operativa, más precisa que «mejoren la calidad». Las instrucciones de inspección de QIMA también exigen aprobación del cliente antes del envío. Confirma que quienes organizan la recogida han recibido el bloqueo: la empresa inspectora no controla automáticamente la reserva del camión.

Aunque parezca afectado un solo SKU, comprueba si otros artículos comparten componentes, etiquetas o procesos. Para un envío parcial, la mercancía debe ser identificable, contar con aprobación separada y figurar en una lista de empaque actualizada.

Pide un plan de corrección verificable

«Lo revisaremos todo» aporta poca base para la siguiente comprobación. Solicita un plan breve con estos puntos:

  • Alcance: lotes y cantidades afectados, y cómo se delimitó ese alcance.
  • Acción: qué se clasificará, reparará, sustituirá o volverá a embalar, con un criterio de aceptación claro.
  • Responsable y plazo: quién ejecutará el trabajo y cuándo estará disponible para verificarlo.
  • Pruebas: cantidades revisadas, rechazadas o reparadas; fotos fechadas y referencias trazables de cajas o lotes.
  • Prevención: causa probable, cómo se confirmará y qué cambiará antes de la siguiente producción.

En un pedido hipotético de estuches textiles con costuras abiertas, reparar las piezas fotografiadas no corrige necesariamente el lote. El plan podría incluir revisar el lote afectado buscando ese defecto, separar los rechazos, reparar las unidades aptas y registrar las cantidades. Acuerda el método con el inspector: buscar un defecto visible no comprueba todos los demás requisitos.

La explicación de la fábrica sigue siendo una hipótesis hasta que haya pruebas. «Error del operario» no aclara si cambiaron el ajuste de costura, el material o las instrucciones de trabajo.

Ajusta la verificación al problema

Las fotos pueden mostrar un nuevo diseño de etiqueta, pero no demuestran por sí solas que todas las cajas se hayan reetiquetado ni que un cierre reparado funcione. Decide con el inspector si hace falta una comprobación específica, otra inspección aleatoria del lote corregido o ensayos adicionales.

Para la reinspección, entrega el informe original, el plan aprobado y los criterios de aceptación sin cambios. Define el lote que se muestreará e incluye tanto los puntos fallidos como los que pueda afectar el retrabajo. Abrir embalajes puede obligar a revisar cantidades, accesorios y estado del empaque.

El inspector debe seleccionar muestras de existencias accesibles, no de unas pocas piezas preparadas por la fábrica. Conserva ambos informes juntos; el nuevo debe indicar qué se comprobó y qué sigue pendiente.

Antes de cerrar las cajas, concilia cantidades: las unidades enviadas a retrabajo deben quedar registradas como corregidas, rechazadas o todavía retenidas. Si cambian los números de caja, guarda la correspondencia. Así reduces el riesgo de mezclar piezas sin corregir con mercancía aparentemente lista.

Si los hallazgos plantean dudas de seguridad o cumplimiento normativo, mantén retenida la mercancía mientras un especialista cualificado determina las pruebas necesarias. Una revisión visual no sustituye un ensayo de laboratorio aplicable, y un descuento no resuelve un problema de seguridad.

Separa los costes y plazos de la autorización de envío

Desglosa clasificación, recambios, reembalaje, reinspección, almacenamiento y cambios de transporte. Revisa el acuerdo de compra y confirma por escrito cualquier reparto nuevo. No existe una regla universal según la cual la fábrica deba pagar siempre todos los costes de una inspección fallida.

Solicita dos fechas: fin de la corrección y disponibilidad para una verificación independiente. Después reajusta la recogida. Prometer que mañana estará reparado no equivale a tener una inspección reservada.

Una desviación estética limitada puede discutirse comercialmente si es segura, admisible y compatible con la venta prevista. Si la aceptas, registra la desviación exacta y la cantidad afectada. No sustituyas el informe fallido por un «conforme» sin condiciones ni permitas que un abono se interprete como permiso de envío.

Envía una instrucción clara y cierra el seguimiento

Puedes adaptar este mensaje tras revisar el informe:

Retengan la mercancía afectada identificada en el informe adjunto. No autoricen su recogida hasta recibir nuestra aprobación escrita de los lotes y cantidades concretos.

Confirmen el alcance, la corrección propuesta, el responsable, la fecha de finalización y los registros de cantidades. Envíen las pruebas acordadas antes de organizar la verificación y confirmen el reparto propuesto de los costes de retrabajo, reinspección y cambios de reserva.

Revisaremos el resultado posterior según los requisitos acordados. Cualquier liberación parcial identificará los SKU, lotes, cajas y cantidades aprobados; el resto deberá permanecer separado.

Antes de liberar el pedido, comprueba que las pruebas de corrección, el informe posterior y la lista final de empaque se refieren a la misma mercancía. Guarda la autorización con esos documentos, para poder responder con precisión cuando almacén, proveedor o transitario pregunten qué cajas pueden salir.

Si necesitas coordinar un pedido y sus requisitos de inspección, envía a Surmount los datos del producto y la fase actual del pedido. Si ya tienes un informe desfavorable, describe la mercancía afectada y la fecha de entrega necesaria para definir el siguiente paso según el problema real.