Antes de que el proveedor imprima las marcas de envío, prepare una lista de empaque por caja y acuerde cómo se identificará cada una. Al consultar la referencia de una caja, el receptor debe poder encontrar exactamente qué productos contiene y en qué cantidades.
Utilice una fila por caja y SKU, incluidas las cajas incompletas y las mixtas. Confirme los requisitos del almacén receptor antes de que la fábrica prepare las etiquetas.
Confirme primero los requisitos de recepción
Pida al almacén de destino su plantilla de etiquetas vigente y los datos obligatorios antes de enviar el diseño a la fábrica. Confirme quién proporciona las etiquetas del almacén o del transportista, dónde se colocan y si se admiten cajas con varios SKU. Distinga la referencia de caja del comprador de las etiquetas generadas por el sistema de recepción.
Un SKU identifica una variante del producto; una referencia de caja identifica una caja concreta del envío. GS1 también distingue el GTIN de un artículo comercial del SSCC que identifica una unidad logística. Consulte la sección 1.2 de la guía de etiquetas logísticas de GS1. Una referencia interna como PO731-C03 no es un SSCC ni sustituye un código de barras exigido por el almacén.
Detalle la lista de empaque por caja
Registre el pedido de compra, la referencia única de caja, el SKU, la variante y la cantidad real de unidades. Añada dimensiones, peso bruto y peso neto con sus unidades en el formato acordado. Cuando varias filas de SKU correspondan a una sola caja, indique que sus pesos y dimensiones son datos de la caja completa; no los sume una vez por SKU.
Supongamos un pedido de 60 organizadores azules y 20 grises. El comprador y el almacén han aceptado una caja mixta:
- PO731-C01: BLUE, 24 unidades.
- PO731-C02: BLUE, 24 unidades.
- PO731-C03: BLUE, 12 unidades; GREY, 20 unidades.
El envío tiene 3 cajas y 80 unidades. C03 contiene 32 unidades de dos SKU. En una hoja con una fila por caja y SKU, C03 ocupa dos filas; sería un error contar esas cuatro filas como cuatro cajas. Antes de aprobar este plan, confirme que el contenido cabe de forma segura.
Si no se permiten cajas mixtas, acuerde un nuevo plan de embalaje y número de cajas. Si la última caja está incompleta, registre su cantidad real en lugar de copiar la cantidad estándar. Compruebe el total de cada SKU y compárelo con las cantidades autorizadas para este envío. Registre por separado las mercancías que quedan pendientes.
Apruebe una muestra impresa y su registro
Envíe al proveedor un archivo de etiquetas con nombre y fecha, junto con la revisión correspondiente de la lista de empaque. Acuerde quién puede autorizar cambios. Pida una fotografía de una etiqueta impresa y colocada en una caja representativa ya embalada, mostrando toda la cara de la caja para comprobar posición y legibilidad.
Compare las referencias de pedido y caja con el archivo, incluidas las cajas mixtas o incompletas. Si se exige un código de barras de recepción, organice una prueba de lectura según los requisitos del receptor. Una fotografía nítida no demuestra por sí sola que el código funcione en su sistema.
Utilice el diseño aprobado por el receptor para los datos de producto y cantidad. Confirme las marcas de origen, manipulación y demás marcas necesarias con los responsables correspondientes al producto y la ruta. Esta hoja de correspondencia entre cajas y mercancías no define todos los requisitos de marcado de transporte o reglamentarios.
Actualice los registros al reembalar
Si el almacén de consolidación divide C03 en dos cajas, el envío pasa a tener 4 cajas, aunque el total de productos puede seguir siendo 80. Dé de baja la referencia anterior, asigne referencias distintas a las nuevas cajas y conserve la relación entre las antiguas y las nuevas. Actualice el contenido, los pesos y dimensiones medidos, la lista de empaque y las etiquetas de recepción afectadas.
No deje dos cajas activas con la referencia C03. Retire o invalide las etiquetas de envío obsoletas sin ocultar marcas obligatorias. Antes de la recogida, comunique al almacén y al transitario qué archivo sustituye al anterior. Para la coordinación general entre proveedores y almacén, consulte nuestra guía de consolidación de pedidos de varios proveedores.
Entregue un archivo que permita comprobar la recepción
Antes del despacho, compare las referencias reales de las cajas, la lista de empaque final y la autorización de envío. Al recibir, concilie primero los identificadores y el número de cajas. Registre etiquetas ausentes, duplicadas o ilegibles y separe las cajas pendientes mientras se comprueba su contenido. Recibir 3 cajas no demuestra por sí solo que hayan llegado las 80 unidades ni las variantes correctas.
Puede adaptar esta instrucción al proveedor:
Envíen la lista de empaque por caja y el archivo de etiquetas correspondiente para aprobación antes de imprimir. Indiquen cada referencia de caja y sus cantidades reales por SKU, incluidas las cajas mixtas o incompletas. Confirmen los requisitos del almacén de destino. Si reembalan o cambian cantidades después de la aprobación, envíen los registros revisados y la relación entre referencias antiguas y nuevas antes de la recogida.
Si necesita ayuda para coordinar un pedido de compras, envíe a Surmount los requisitos de producto y embalaje. Incluya el almacén receptor previsto y cualquier plantilla de etiquetas que le haya facilitado.