Avant que votre fournisseur imprime les marques d'expédition, préparez une liste de colisage par carton et convenez de l'identification de chaque boîte. À partir de la référence figurant sur un carton, le destinataire doit pouvoir retrouver précisément les produits et les quantités qu'il contient.

Prévoyez une ligne par carton et par SKU, y compris pour les cartons incomplets ou mixtes. Confirmez les exigences de l'entrepôt destinataire avant que l'usine prépare les étiquettes.

Vérifiez d'abord les exigences de réception

Demandez à l'entrepôt de destination son modèle d'étiquette actuel et les données obligatoires avant d'envoyer la maquette à l'usine. Confirmez qui fournit les étiquettes d'entrepôt ou de transporteur, leur emplacement et l'acceptation éventuelle de cartons contenant plusieurs SKU. Distinguez la référence carton de l'acheteur des étiquettes générées par le système de réception.

Un SKU identifie une variante de produit ; une référence carton identifie une boîte précise de cet envoi. GS1 distingue également le GTIN d'une unité commerciale du SSCC qui identifie une unité logistique. Voir la section 1.2 du guide GS1 de l'étiquette logistique. Une référence interne telle que PO731-C03 n'est pas un SSCC et ne remplace pas un code-barres exigé par l'entrepôt.

Détaillez la liste de colisage par carton

Indiquez le bon de commande, la référence unique du carton, le SKU, la variante et la quantité réelle. Ajoutez les dimensions, le poids brut et le poids net, avec leurs unités, dans le format convenu. Lorsque plusieurs lignes de SKU correspondent au même carton, précisez que les poids et dimensions concernent le carton entier ; ne les additionnez pas une fois par SKU.

Prenons une commande hypothétique de 60 organiseurs bleus et de 20 gris. L'acheteur et l'entrepôt ont accepté un carton mixte :

  • PO731-C01 : BLUE, 24 unités.
  • PO731-C02 : BLUE, 24 unités.
  • PO731-C03 : BLUE, 12 unités ; GREY, 20 unités.

L'envoi comprend 3 cartons et 80 unités. C03 contient 32 unités réparties entre deux SKU. Dans un tableau avec une ligne par carton et SKU, C03 occupe deux lignes ; compter ces quatre lignes comme quatre cartons serait une erreur. Avant d'approuver ce plan, vérifiez que le contenu prévu tient dans les cartons sans compromettre sa protection.

Si les cartons mixtes sont interdits, convenez d'un nouveau plan d'emballage et d'un nouveau nombre de cartons. Pour un dernier carton incomplet, indiquez la quantité réelle au lieu de recopier la quantité standard. Vérifiez les totaux de chaque SKU, puis comparez-les aux quantités autorisées pour cet envoi. Consignez séparément les marchandises restant en attente.

Approuvez une étiquette imprimée et le relevé correspondant

Envoyez au fournisseur un fichier d'étiquettes nommé et daté, accompagné de la version correspondante de la liste de colisage. Convenez de la personne autorisée à approuver les modifications. Demandez une photo d'une étiquette imprimée et posée sur un carton représentatif déjà emballé, en montrant toute sa face pour vérifier la position et la lisibilité.

Comparez les références de commande et de carton au fichier, y compris celles du carton mixte ou incomplet. Si un code-barres de réception est requis, organisez un essai de lecture selon les exigences du destinataire. Une photo nette ne prouve pas à elle seule que le code fonctionnera dans son système.

Utilisez la présentation approuvée par le destinataire pour les informations de produit et de quantité. Confirmez les mentions d'origine, de manutention et les autres marquages nécessaires auprès des responsables concernés par le produit et l'itinéraire. Cette feuille de correspondance ne définit pas toutes les obligations de marquage liées au transport ou à la réglementation.

Actualisez les documents après reconditionnement

Si l'entrepôt de consolidation répartit C03 dans deux boîtes, l'envoi comporte désormais 4 cartons, alors que le total peut rester à 80 unités. Désactivez l'ancienne référence, attribuez des références distinctes aux nouveaux cartons et conservez la correspondance entre anciennes et nouvelles références. Actualisez le contenu, les poids et dimensions mesurés, la liste de colisage et les étiquettes de réception concernées.

Ne laissez pas deux cartons actifs porter C03. Retirez ou invalidez les anciennes étiquettes d'expédition sans masquer les marquages obligatoires. Avant l'enlèvement, indiquez à l'entrepôt et au transitaire quel fichier remplace l'ancien. Pour la coordination générale entre fournisseurs et entrepôt, consultez notre guide de consolidation des commandes fournisseurs.

Fournissez un document utilisable à la réception

Avant le départ, comparez les références réelles des cartons, la liste de colisage finale et l'autorisation d'expédition. À réception, rapprochez d'abord les identifiants et le nombre de cartons. Notez les étiquettes manquantes, en double ou illisibles et isolez les cartons en attente pendant la vérification du contenu. Recevoir 3 cartons ne prouve pas à lui seul que les 80 unités et les bonnes variantes sont arrivées.

Vous pouvez adapter cette instruction au fournisseur :

Merci d'envoyer la liste de colisage par carton et le fichier d'étiquettes correspondant pour approbation avant impression. Indiquez chaque référence carton et les quantités réelles par SKU, y compris les cartons mixtes ou incomplets. Confirmez les exigences de l'entrepôt destinataire. En cas de reconditionnement ou de modification des quantités après approbation, envoyez les documents révisés et la correspondance entre anciennes et nouvelles références avant l'enlèvement.

Pour obtenir de l'aide dans la coordination d'une commande, transmettez à Surmount vos exigences de produit et d'emballage. Joignez les informations de l'entrepôt destinataire prévu et son éventuel modèle d'étiquette.