Le fournisseur envoie la photo d'une étiquette à code-barres bien imprimée et demande l'autorisation d'emballer la commande. Avant de l'approuver, demandez la valeur décodée et vérifiez le produit dans l'emballage. Une étiquette lisible peut désigner une couleur, une taille ou une unité de vente incorrecte.
Pour un achat en Chine, intégrez aux instructions d'emballage le fichier approuvé, la correspondance entre produits et codes et le contrôle de l'emballage physique. Vérifiez ces éléments avant la fermeture des cartons d'exportation, lorsque les étiquettes sont plus faciles à corriger.
Transmettez une liste de correspondance approuvée
Demandez à l'entrepôt destinataire ou au canal de vente quel identifiant et quel format sont attendus. Un code de produit destiné au commerce de détail, une référence interne de stock et une étiquette d'expédition remplissent des fonctions différentes. Séparez les fichiers et précisez l'emplacement de chacun.
Prévoyez une ligne par variante vendue. Indiquez le SKU de l'acheteur, une description claire, la couleur ou la taille, le nombre d'articles par unité de vente, la valeur décodée attendue, le nom du fichier approuvé et sa révision. Enregistrez les codes comme du texte pour éviter que le tableur supprime les zéros initiaux. Avant de fixer la règle de comparaison, faites confirmer au destinataire la manière dont son système représente ces valeurs.
Joignez le véritable fichier d'impression. Une capture d'écran dans une messagerie peut perdre en résolution ou omettre la révision. Désignez la personne qui approuve les modifications et signalez les anciens fichiers retirés. Conservez ces instructions avec la spécification du produit.
Approuvez l'étiquette sur l'emballage final
Demandez un exemplaire imprimé avec le matériau et les réglages prévus pour la production, posé à l'emplacement proposé sur l'emballage réel. Ajoutez l'enveloppe extérieure définitive si la lecture se fera à travers celle-ci. Demandez une photo rapprochée et une vue du paquet entier.
Les conseils de GS1 sur la qualité des codes-barres mentionnent les marges libres, le contraste, les dimensions, les dégradations et les obstacles liés à l'emballage. Déterminez les dimensions selon la symbologie et les exigences du destinataire ; aucun format d'étiquette ne convient à tous les codes et usages.
Une étiquette plate sur un sachet vide peut se froisser une fois le produit inséré. Contrôlez le sachet rempli. Si l'impression redimensionne le fichier ou si le fournisseur change de support, demandez un nouvel exemplaire avant de poursuivre.
Consignez la valeur réellement lue
Prenons une commande hypothétique de pochettes de rangement bleues et vertes. Le fournisseur colle par erreur l'étiquette de la variante bleue sur les deux couleurs. Le lecteur peut décoder toutes les étiquettes alors que l'entrepôt enregistre les articles verts dans le stock bleu. Il faut comparer la valeur lue à la liste approuvée et au produit dans le paquet.
Pour chaque variante et configuration d'unité de vente, consignez :
- Le SKU et le contenu réel, en précisant s'il s'agit d'un article individuel ou d'un ensemble.
- La valeur attendue et la valeur décodée, avec toute convention de format convenue pour le système.
- La révision de l'échantillon et du fichier, l'état de l'emballage et l'appareil utilisé.
- Le résultat, les écarts et la personne chargée de les résoudre.
La lecture d'un échantillon avec une application mobile constitue un premier élément de contrôle. Elle n'établit pas une note formelle de qualité d'impression et ne prouve pas que l'équipement du destinataire acceptera le lot. Si celui-ci exige un rapport de vérification, organisez-la selon ses critères. Le guide GS1 de vérification des codes 1D décrit une procédure utilisant un équipement adapté et du personnel formé, de préférence sur des échantillons dans leur emballage final.
Maîtrisez les étiquettes lors d'un changement de variante
Convenez de la manière dont l'équipe retirera les étiquettes inutilisées de la variante précédente et confirmera le fichier suivant avant de changer de produit. Validez une première unité emballée après le changement. Identifiez les rouleaux et les produits en cours pour que les matériaux entamés ne soient pas réaffectés à la mauvaise commande.
Intégrez le contrôle des codes et de leur correspondance avec les produits au périmètre d'inspection avant la visite. L'acheteur et l'inspecteur doivent convenir de l'échantillonnage et de la couverture des variantes, des lignes d'emballage et des tirages. La photo d'un échantillon approuvé ne décrit pas les contrôles effectués sur le reste du lot.
En cas d'écart, retenez les marchandises concernées et recherchez les unités emballées avec ce fichier ou ce rouleau. Étendez les contrôles si nécessaire pour déterminer la quantité touchée. Remplacer uniquement l'étiquette de l'échantillon défectueux laisse le reste du stock sans réponse. Avant de réétiqueter, convenez de la méthode avec le destinataire afin que les anciens codes ne restent pas lisibles de façon ambiguë et que les informations requises sur le produit demeurent visibles. Consignez les quantités corrigées et contrôlez à nouveau ces marchandises.
Fournissez un dossier exploitable à l'entrepôt
Transmettez au destinataire la correspondance SKU approuvée, la révision des étiquettes et les résultats, y compris les marchandises retenues ou corrigées. Gérez l'identification des unités de vente séparément des références de cartons et de la liste de colisage. Si l'équipe de consolidation ouvre ou reconditionne des produits, précisez qui recontrôlera les étiquettes touchées par cette opération.
Pour coordonner l'étiquetage et l'emballage avec des fournisseurs chinois, envoyez à Surmount les détails du produit, les instructions du destinataire, la liste des SKU et les fichiers actuels. Précisez s'il faut une revue documentaire, des essais de lecture sur les produits emballés ou une vérification formelle, afin de définir le périmètre avant l'emballage.